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Prozess-Digitalisierung und smarte Anbindung von Endgeräten

Bei einem TW Soft-Kunden aus der Automobilherstellung gilt folgende interne Regelung: Möchte ein Mitarbeiter ein neues Fahrzeugmodell außerhalb der Arbeitszeit erproben, ist eine Ausfahrtgenehmigung mit mehreren Unterschriften erforderlich. Dieser Genehmigungsprozess war bisher geprägt von häufigem Medienwechsel, manuellem Aufwand und hohem Papierverbrauch. TW Soft hat den Prozess digitalisiert und einen Systemverbund aus Webanwendung und mobilen Apps implementiert.

Die Erprobung von neuen Fahrzeugmodellen dem Ingolstädter Automobilhersteller sieht u.a. das Testen auf langen Strecken auf der Straße vor. Solche Fahrten mit besonderem dienstlichem Interesse und klar definiertem Erprobungsinhalt unternehmen Mitarbeiter häufig außerhalb der betrieblichen Arbeitszeit. Die Genehmigung einer solchen Fahrzeugerprobung erforderte bisher viel Zeit, Papier und Laufwege.

Die einzelnen Schritte umfassten u.a. das Ausfüllen von ausgedruckten Formularen, das Einholen von Unterschriften Vorgesetzter und des Fahrzeugverwalters sowie das Eintragen in ein digitales Verwaltungssystem. Auch eine Kontrolle bei der Ausfahrt aus dem Werksgelände war nur bedingt möglich. Um Ressourcen einzusparen und die Handhabung für alle Beteiligten zu erleichtern, wurden von TW Soft in den Jahren 2017/18 neue Funktionen in eine bestehende Web-Anwendung implementiert und eine ergänzende Smartphone-App entwickelt.

Digitale Abwicklung von Buchungen

Bereits seit 2003 nutzt der Fahrzeughersteller ein internes, webbasiertes Verwaltungssystem zur Organisation und Durchführung von Fahrzeugnutzungen außerhalb der betrieblichen Arbeitszeit. Der aktuelle Genehmigungsstatus für eine Fahrzeugbuchung wird ebenfalls in das System eingetragen, allerdings musste bis zum Zeitpunkt der Digitalisierung ein Mitarbeiter den Status manuell eintragen. Der aufwändige Buchungsprozess für Erprobungsfahrzeuge sah bis zur Digitalisierung folgendermaßen aus:

Darstellung des Prozesses beim Automobilhersteller vor der Digitalisierung durch TW Soft

Im November 2017 wurde der Buchungsprozess von TW Soft digitalisiert und in die Webanwendung integriert. Dazu wurde u.a. ein konzernweites Genehmigungstool angebunden. In einem zweiten Schritt wurde im September 2018 eine mobile App zur Übersicht über den Genehmigungsstatus sowie zur Dokumentation der Erprobungen entwickelt und erfolgreich in den bestehenden Systemverbund eingebunden. Der Buchungsprozess wurde damit auf die folgenden, rein digitalen Schritte reduziert:

Darstellung des Prozesses bei dem Automobilhersteller nach der Digitalisierung durch TW Soft

Die vielen Medienbrüche wurden beseitigt, was neben der Einsparung von Zeit, Papier und Laufwegen weitere Aufwandsersparnisse einbrachte. So müssen etwa für eine Erprobungsfahrt erforderliche Genehmiger seit der Umstellung nicht mehr vor Ort anwesend sein, da das Einholen der handschriftlichen Unterschrift durch eine digitale Freigabe ersetzt wurde. Nach der Digitalisierung zeigt sich der Prozess deutlich übersichtlicher und einheitlicher:

Dokumentation fürs Finanzamt auf dem Smartphone

Mit der mobilen App kann der Status einer Buchung auf dem Smartphone nachverfolgt werden. Ändert sich der Genehmigungsstatus, wird der Mitarbeiter per Pushnachricht informiert. Auch ein digitaler Ausfahrtbeleg für das Verlassen des Werksgeländes nach der Genehmigung ist verfügbar. Ein weiteres Plus der App: Die aufgrund eines geldwerten Vorteils für steuerliche Zwecke erforderliche Dokumentation der Fahrt kann auf dem Mobilgerät erfolgen, und muss nicht nachträglich per Hand aufgeschrieben werden. Die zugehörigen Erprobungsberichte können nach der Fahrt vollständig digital und mobil ausgefüllt werden.

Hochsichere Verbindung zum Firmennetzwerk

Während der Planungsphase der App stellte sich für TW Soft und den Kunden die Frage nach einer sicheren Anbindung der mobilen App an das Firmennetzwerk, da die Anwendung auf den Datenaustausch mit einer firmeninternen Anwendung angewiesen ist. Hier konnte TW Soft eine passende IT-Lösung aus dem eigenen Portfolio anbieten: Die Secure Web Box (SWB) ermöglicht eine hochsichere und End-to-End-verschlüsselte Kommunikation von beliebigen mobilen Endgeräten mit einer Firmenanwendung.

Darstellung der hochsicheren Verbindung über die Secure Web Box von TW Soft

Mit der Secure Web Box wird die Kommunikation zwischen der Unternehmensanwendung und dem mobilen Endgerät entkoppelt. So können Nutzer von mobilen Apps auf interne Unternehmensanwendungen zugreifen, ohne Sicherheitslücken in der Firewall zu öffnen. Zertifizierte Sicherheitsmechanismen nach höchstem Standard verschlüsseln die Daten vor dem Verlassen des Unternehmensnetzwerks mit einem Schlüssel. Alles, was zum Entschlüsseln benötigt wird, bleibt in Händen des Unternehmens und wird erst nach einem Pairing an andere Anwendungen oder mobile Apps übertragen. Dies ermöglicht eine durchgängige und echte End-to-End-Verschlüsselung.

Benefits für den Kunden

Seit der Prozessdigitalisierung und der Einführung der Smartphone-App ist das Organisieren und Durchführen von Fahrzeugerprobungen außerhalb der betrieblichen Arbeitszeit für den Fahrzeughersteller deutlich schneller und komfortabler geworden. Dank der intuitiv und übersichtlich gestalteten Benutzeroberfläche der App ist die Handhabung für die Mitarbeiter einfach und zeitgemäß. Auch um die Sicherheit der ausgetauschten Daten braucht der Autobauer sich keine Sorgen zu machen: Dank der ausgefeilten Sicherheitsmechanismen in der Secure Web Box können Unternehmensdaten nicht in fremde Hände gelangen.